Где должны храниться трудовые договора работников

Где должен храниться трудовой договор с работником – Юридический ликбез

Где должны храниться трудовые договора работников

С каждым работником, принимаемым на вакантную должность, обязательно заключение трудового договора, который будет регулировать отношения между сторонами. В нем указываются такие данные как:

  • сведения об организации и работнике;
  • занимаемая должность;
  • место и характер работы;
  • режим рабочего времени и отдыха;
  • права и обязанности сторон;
  • размер заработной платы,
  • период трудовых отношений и другие положения, предусмотренные законодательством РФ.

На территории России трудовые отношения регулируются нормами Трудового кодекса Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. №197-ФЗ.

Законодательством установлено, что договор заключается в письменной форме в двух экземплярах для каждой из сторон по одному.

В отделе кадров на каждого работника формируется личное дело, куда и подшивается подписанный документ о приеме на работу.

Данная статья рассказывает о типовых способах решения вопроса, но каждый случай уникальный. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:

  • Москва: +7 (499) 110-86-72.
  • Санкт-Петербург: +7 (812) 407-22-74.

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

Трудовые договоры могут заключаться на неопределенный срок (бессрочные) и определенный срок (срочные).

Особенности договора, заключенного на неопределённый срок

В случае если период работы составляет более, чем 5 лет, такой договор носит бессрочный характер.

Данное условие является основополагающим для тех, кто стремится к постоянному и долгосрочному трудоустройству, стабильному заработку.

Кроме того, соглашение, в котором не содержится сведений о сроке, также считается заключенным на неопределенное время.

В случае если истек указанный соглашением срок, и ни одна из сторон не заявила о прекращении трудовых отношений, при этом сотрудник продолжает выполнять свои обязательства, то условие о срочности прекращает свое действие и отношения приобретают бессрочный характер.

Особенности договора, заключенного на определённый срок

Срочные трудовые соглашения заключаются в том случае, если характер выполняемой работы позволяет определить точные сроки для ее выполнения. Трудовое законодательство содержит четкий перечень таких оснований:

  • на время исполнения обязанностей отсутствующего работника (например, сотрудник в декретном отпуске);
  • на выполнение сезонных работ (например, работник принимается на сбор урожая);
  • когда работник принимается для выполнения временных работ, длящихся не более двух месяцев (выполнение ремонтных работ);
  • в случае направления на работу за границу;
  • если лицо проходит стажировку;
  • в случае избрания в состав выборного органа;
  • направление от службы занятости на временные, сезонные работы.

Возможно заключение договора на определенный срок и по согласованию сторон:

  • если работодатель имеет в штате менее 20 человек или является индивидуальным предпринимателем;
  • если принимается пенсионер;
  • при наличии медицинских показаний;
  • для работы в районах Крайнего Севера;
  • в случае проведения работ по устранению последствий чрезвычайных ситуаций;
  • при проведении конкурса на вакантную должность;
  • с творческими работниками;
  • с руководителями и главными бухгалтерами;
  • со студентами, обучающимися по очной форме;
  • в случае работы по совместительству.

После окончания установленного периода договор прекращает свое действие, и сотрудник подлежит увольнению. Об этом необходимо уведомить его за три дня до предстоящего увольнения.

Кроме того, срочный контракт, заключенный для выполнения определенной работы, прекращается, когда работа выполнена.

Порядок и срок хранения трудового договора

Как отмечалось выше, один экземпляр контракта хранится у вновь принимаемого на должность, другой остается в организации, в которую работник принимается. На экземпляре работодателя будущий сотрудник делает отметку «Трудовой договор получил», ставит подпись и дату.

Трудовой кодекс не содержит норм, касающихся порядка и сроков хранения контрактов. Порядок хранения документов по личному составу, куда относятся документы, отражающие трудовые отношения, регулирует Федеральный закон РФ №125-ФЗ от 22.10.2004г.

«Об архивном деле в Российской Федерации».

С учетом требований законодательства локальными нормативными актами предприятия может устанавливаться порядок хранения внутренней документации.

В крупных учреждениях, государственных органах договоры с сотрудниками формируются в личные дела после подписания приказа о приеме на должность. В небольших организациях порядок хранения таких документов устанавливается самостоятельно.

Они могут формироваться в отдельную папку и сортироваться по дате принятия на должность.

Согласно п. 656 и 657 Перечня типовых документов от 25 августа 2010 г. № 558, личные дела работников и трудовые договоры, не вошедшие в личные дела, должны храниться в течение 75 лет в организации либо до момента её ликвидации.

Таким образом, личные дела хранятся в организации в течение 75 лет с момента увольнения, а затем уничтожаются.

Для лиц, осуществляющих службу в государственных органах, такой срок составляет 10 лет хранения в кадровой службе, далее его перемещают в архив, где личное дело хранится в течение 75 лет.

Где хранятся документы

Закон предусматривает хранение личных дел сотрудников организации в сейфах или в специальных запирающихся шкафах.

Источник: https://pravolikbez.com/gde-dolzhen-hranitsya-trudovoy-dogovor-s-rabotnikom/

Как хранить трудовые договора

Где должны храниться трудовые договора работников

В данной схеме систематизации работает управленческий аспект, т.к. все знают число Паретто 80:20, говорящее о том, что 20% клиентов приносят (должны приносить) 80% прибыли организации.

С каждым работником, принимаемым на вакантную должность, обязательно заключение трудового договора, который будет регулировать отношения между сторонами. В нем указываются такие данные как:

  • сведения об организации и работнике;
  • занимаемая должность;
  • место и характер работы;
  • режим рабочего времени и отдыха;
  • права и обязанности сторон;
  • размер заработной платы,
  • период трудовых отношений и другие положения, предусмотренные законодательством РФ.

При завершении (выполнении или прекращении) договора вы сможете вырезать из электронного журнала все строки, имеющее отношение к данному договору и перенести в раздел завершенных договоров, который может быть в начале журнала или, наоборот, в конце журнала. Кроме того, сведения о завершенных договорах можно выделить каким-либо цветом.

Ответ

У нас есть договоры без указания срока их действия. Есть и такие, пролонгация которых осуществляется автоматически (на год или более), если ни одна из сторон не станет инициатором их прекращения.

Есть договоры, заключенные, например, на год, но дополнительными соглашениями мы уже несколько лет продлеваем их действие на тех же условиях или с незначительными изменениями.

Бывает, что дополнительные соглашения к договору заключаются и для изменения иных его условий, но без корректировки срока действия.

Возможно заключение договора на определенный срок и по согласованию сторон:

  • если работодатель имеет в штате менее 20 человек или является индивидуальным предпринимателем;
  • если принимается пенсионер;
  • при наличии медицинских показаний;
  • для работы в районах Крайнего Севера;
  • в случае проведения работ по устранению последствий чрезвычайных ситуаций;
  • при проведении конкурса на вакантную должность;
  • с творческими работниками;
  • с руководителями и главными бухгалтерами;
  • со студентами, обучающимися по очной форме;
  • в случае работы по совместительству.

Сколько времени необходимо хранить трудовые договоры с уже уволенными работниками? Есть ли какой-либо конкретный срок, установленный законом?

Как хранятся трудовые договоры?

Организация обязана хранить первичные документы, в том числе трудовые договоры и дополнительные соглашения с сотрудниками. В случае если документооборот компании большой, бывает нелегко отыскать в папках нужный договор.

Выручает журнал регистрации.
Где хранится трудовой договор работника — такой вопрос волнует и работодателя, и самого сотрудника. Мы расскажем, как хранятся трудовые договоры и как правильно этот процесс должен быть организован.

Данная статья рассказывает о типовых способах решения вопроса, но каждый случай уникальный. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:

  • Москва: +7 (499) 350-8059.
  • Санкт-Петербург: +7 (812) 309-9401.

Срочные трудовые соглашения заключаются в том случае, если характер выполняемой работы позволяет определить точные сроки для ее выполнения. Трудовое законодательство содержит четкий перечень таких оснований:

  • на время исполнения обязанностей отсутствующего работника (например, сотрудник в декретном отпуске);
  • на выполнение сезонных работ (например, работник принимается на сбор урожая);
  • когда работник принимается для выполнения временных работ, длящихся не более двух месяцев (выполнение ремонтных работ);
  • в случае направления на работу за границу;
  • если лицо проходит стажировку;
  • в случае избрания в состав выборного органа;
  • направление от службы занятости на временные, сезонные работы.

В настоящее время в сообществе делопроизводителей и архивистов обсуждается целесообразность сокращения срока хранения кадровых документов до 50 лет. Но даже при таком подходе срок хранения трудовых договоров остается весьма значительным, т.

к эти документы служат доказательной базой при возникновении проблем не только в период работы у конкретного работодателя или непосредственно после увольнения, но в период начисления пенсии по старости, при неправильном заполнении, утрате трудовой книжки.

Как правильно вести учет договоров и дополнительных соглашений к ним? Особенно, если договор одного года, а дополнительные соглашения к нему — за последующие годы.

Работодатель и (или) уполномоченные им в установленном порядке представители работодателя, допустившие задержку выплаты работникам заработной платы и другие нарушения оплаты труда, несут ответственность в соответствии с настоящим Кодексом и иными федеральными законами.

Официальных правил или законов по их хранению, к сожалению, нет. Но чтобы исключить путаницу и потерю документов, специалисты по кадрам подшивают трудовые договоры к личному делу сотрудника после издания приказа о найме.

Другой способ хранения, который позволяет не запутаться в документообороте – создать новую папку с соответствующим названием и подшивать туда контракты в алфавитном, либо в хронологическом порядке. Трудовые договоры должны быть оформлены согласно установленным законам РФ.

К обязательным требованиям относят наличие полного названия сторон, дата начала работы, обязанности сторон, термин трудового договора (если имеется), прочее.

Срок хранения трудовых договоров уволенных сотрудников

Журнал регистрации — необязательный документ. Его заполняют, чтобы легче было вести учёт документации. В книгу записывают порядковый номер договора, дату заключения, ФИО сотрудника. Регистрация фиксирует факт создания документа и оформляется согласно ГОСТ Р51141–98. Случаи, когда пригодится журнал:

  • судебное разбирательство при увольнении работника;
  • составление для сотрудника справки о занятости на новое место работы;
  • при поиске документов для внутреннего пользования.

Если говорить о правилах передачи договоров в архив, то нужно знать, о каких договорах идет речь, поскольку гражданско-правовые договоры в большинстве своем имеют сроки хранения 5 лет (после завершения исполнения договора), а в архив у нас, как известно, передаются только документы, имеющие сроки хранения свыше 10 лет. Из этого следует, что в большинстве своем гражданско-правовые договоры (купли-продажи, подряда, комиссии, поставки и др.) в архив не попадут, они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении срока хранения выделяются к уничтожению.

В случае задержки выплаты заработной платы на срок более 15 дней работник имеет право, известив работодателя в письменной форме, приостановить работу на весь период до выплаты задержанной суммы.

Официальных правил или законов по их хранению, к сожалению, нет. Но чтобы исключить путаницу и потерю документов, специалисты по кадрам подшивают трудовые договоры к личному делу сотрудника после издания приказа о найме.

Таким образом, разработка регламента договорной работы позволит установить единый порядок работы с данными документами и распределить ответственность за правильное формирование дел с договорами и обеспечение их использования и сохранности.

Если сотрудников на предприятие много и текучка кадров большая, то на каждый год создается отдельная папка, в которой все документы подшиты в алфавитном порядке фамилий уволенных.

При помощи трудовых договоров подтверждают периоды работы, наличие вредных и(или) опасных условий труда и многие другие факторы, влияющие на размер пенсии, которая для всех для нас, как зима для коммунальных служб, наступит совершенно неожиданно, но неотвратимо.

Срок хранения трудовых договоров работников

Анна, предлагаю продолжить работу на 20 и не имеете право предъявить какие-либо обязательства по договору на безвозмездной основе.

Если вы ведете учет договоров вручную, то единственный способ учета – это ведение двух регистрационно-учетных форм (двух журналов или двух картотек): одну – для учета (регистрации) договоров, другую – для дополнительных соглашений к договорам.

В журнале учета дополнительных соглашений должна быть графа «№ и дата договора», чтобы можно было через регистрационно-учетную форму привязать дополнительное соглашение к договору.

Гораздо удобнее вести учет (регистрацию) договоров и дополнительных соглашений к ним в автоматизированном режиме.

Горячая линия 8 800 333-14-84 Конструктор документов Особенности кадрового делопроизводства Как хранятся трудовые договоры? Согласно законодательству РФ трудовой договор нужно составлять в двух экземплярах, и оба они должны быть подписаны обеими сторонами.

Иногда может быть необходимо большее количество экземпляров, которые должны быть оформлены аналогично. По письменному заявлению работника неиспользованные отпуска могут быть предоставлены ему с последующим увольнением (за исключением случаев увольнения за виновные действия).

При этом днем увольнения считается последний день отпуска.

Самим гражданам, порой, так же может понадобиться подтверждение своей правоты в виде трудового договора, который гражданин заключал с каким-то работодателем некоторое время назад.

Случаи возникновения надобности в трудовых договорах уволенных сотрудников возникают достаточно часто, иначе нормативные документы не обозначили бы довольно значительный срок хранения трудовых договоров в организациях и учреждениях.

Как исчислять срок хранения основного договора и его «дополнительных документов»? Считать ли с даты подписания или даты окончания срока действия договора?

По текущему законодательству Российской Федерации минимальное количество экземпляров трудового договора на одного сотрудника – 2. Оба должны быть зарегистрированы, потом один из них остается в отделе кадров или соответствующем департаменте, второй — отдается на руки работнику и хранится у него.

Работник, перед тем как получить свой экземпляр, должен написать на нем вручную – «Один экземпляр трудового договора от 00.00.0000 № 00 получен». Под надписью поставить подпись и фамилию с инициалами.

Также работник после получения должен быть завизирован в журнале «Регистрация трудовых договоров», если такой имеется на предприятии (такой журнал не является обязательным согласно законодательству РФ).

Как правильно сшивать трудовые договора уволенных сотрудников для сдачи в архив?

На территории России трудовые отношения регулируются нормами Трудового кодекса Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. №197-ФЗ. Законодательством установлено, что договор заключается в письменной форме в двух экземплярах для каждой из сторон по одному.

В отделе кадров на каждого работника формируется личное дело, куда и подшивается подписанный документ о приеме на работу.
Согласно законодательству РФ трудовой договор нужно составлять в двух экземплярах, и оба они должны быть подписаны обеими сторонами.

Иногда может быть необходимо большее количество экземпляров, которые должны быть оформлены аналогично.

Если у вас нет возможности использовать для этого специализированное программное обеспечение, вы можете сделать самостоятельно электронный журнал, например, в Excel. В этом случае в электронном журнале можно будет вести учет, как договоров, так и дополнительных соглашений.

Ниже строки, в которую внесены сведения о договоре при появлении первого дополнительного соглашения нужно будет вставить новую строку и в нее внести сведения о соглашении.

Организация обязана вести и по запросу предоставлять контролирующим органам журнал регистрации трудовых договоров, если он указан в учётной политике в качестве первичного подтверждающего документа.

Источник: https://matrix66.ru/ugolovnoe-pravo/3993-kak-khranit-trudovye-dogovora.html

Трудовые договоры: обязательно регистрировать

Где должны храниться трудовые договора работников

«Про регистрацию трудовых договоров в Трудовом кодексе нет ни слова» – могут возразить некоторые неопытные офисные работники, и будут правы лишь отчасти. Практическим опытом делится консультант по вопросам делопроизводства, автор и ведущий семинаров Ирина Мурнина.

В Трудовом кодексе Российской Федерации очень подробно описано содержание, сроки, порядок заключения многие другие аспекты трудового договора, важнейшего для взаимоотношений работника и работодателя документа.

Датирование трудового договора

Трудовые договоры оформляются, регистрируются и хранятся кадровой службой организации.

Там, где штатная численность невелика (на практике – не более 100 человек), кадровая работа, как правило, возлагается на главного бухгалтера или секретаря руководителя.

Возложение обязанностей по ведению кадровой работы обязательно оформляется приказом руководителя. Соответственно трудовые договоры ведут и хранят либо кадровики организации, либо уполномоченные на ведение кадровой работы должностные лица.

Дата трудового договора проставляется в его начале, ниже наименования документа – трудовой договор. Обратите особое внимание на эту дату. В соответствии со ст. 68 Трудового кодекса РФ приказ (распоряжение) о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. 

Оптимальным считается вариант, когда трудовой договор и приказ о приеме на работу оформляются в первый для работника рабочий день. Договор оформлен, датирован, подписи и печать организации – на месте, казалось бы, можно выдавать на руки работнику (ст. 67).

Но выдавать рано, потому что после оформления трудовой договор необходимо внести в регистрационную форму.

«Про регистрацию трудовых договоров в Трудовом кодексе нет ни слова» – могут возразить мне некоторые неопытные офисные работники, и будут правы лишь отчасти, потому что Трудовой кодекс – это федеральный закон, который не должен и не может детально прописывать очевидные факты.

А нумерация?

Регистрация документа фиксирует факт его создания или поступления в организацию. Допустим, договор оформили, подписали, дату поставили, а номер – нет. То есть документ создали, но этот факт зафиксировали частично. То ли забыли, то ли не захотели: «Зачем нам лишняя бюрократия?».

Ну а дальше в суде может возникнуть проблема доказательства подлинности такого договора, его оформления в установленном законом порядке и в установленные законом сроки.

А закон говорит абсолютно четко: «В письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе» (статья 67 Трудового кодекса Российской Федерации). И виноватым окажется тот, кто этот закон нарушил. 

Все вопросы о нарушении закона в этом случае, суд направит работодателю, а не работнику, потому что работник сам себе трудовой договор не оформляет – это обязанность работодателя. И потом это просто невозможно для работника. Вот и придется работодателю доказывать свою законнопослушность всеми доступными способами, в т.ч. и при помощи регистрации трудовых договоров.

Так что, перед выдачей одного экземпляра (подлинника) трудового договора на руки работнику документ необходимо зарегистрировать в Журнале регистрации трудовых договоров с работниками предприятия. Номер проставляется на всех экземплярах договора, непосредственно после наименования документа «Трудовой договор № 00», либо под наименованием документа:

Трудовой договор

№ 00.

Если регистрация ведется на бумагоносителе, то такой журнал должен иметь пронумерованные страницы, прошит, прошнурован и заверен подписью руководителя и печатью организации.

Для электронной регистрации необходимо предусмотреть отсутствие возможности движения номеров, хотя двигать номера трудовых договоров вроде бы нереально. Ведь один экземпляр хранится у работника.

А с учетом уже уволившихся… Но на практике у нас возможно все, так что лучше подстраховаться.

Форма журнала произвольная, но в нее вносятся все необходимые данные, позволяющие оперативно отыскать документ.

Журнал регистрации трудовых договоров, для примера, может содержать следующие главы:

  • Дата и номер трудового договора Ф.И.О. работника, с которым заключен трудовой договор.
  • Должность, место работы, контактный телефон.
  • Вид работы, (основная, по совместительству).
  • Срок трудового договора.*
  • Наличие испытательного срока (дата начала и окончания).
  • Дата и номер приказа о приеме на работу. 
  • Даты и номера изменений к трудовому договору.   
  • Номер дела, в которое подшит трудовой договор.

* Указать срочный или на неопределенный срок, указать даты начала работы, для срочных трудовых договоров – также дата окончания. 

При необходимости можно дополнить эту таблицу другими графами или исключить лишние, с точки зрения специалиста, позиции.

Номер договора может быть обычным порядковым номером по очередности регистрации, а может быть дополнен цифровым или буквенным обозначением структурного подразделения, в которое принят работник, другими дополнительными кодами, позволяющими оперативно и качественно вести поисковую и информационно-справочную работу с трудовыми договорами.

Один экземпляр – на руки работнику

Трудовой договор составляется, оформляется и подписывается обеими сторонами в двух экземплярах. Для отдельных категорий работников может быть предусмотрено оформление трудового договора и в большем количестве экземпляров (ст. 67 Трудового кодекса РФ).

Подпись представителя работодателя скрепляется печатью организации (для работодателей – юридических лиц), а для работника полностью указываются паспортные данные.

Один экземпляр зарегистрированного трудового договора выдается на руки работнику под расписку на другом экземпляре, который будет храниться у работодателя (См. указанную выше статью Трудового кодекса).

Причем, работник собственноручно и от руки делает запись на подлиннике договора: «Один экземпляр трудового договора от 00.00.

0000 № 00 получен», затем ставит свою подпись, указывает расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату получения своего экземпляра договора.

Работник может также расписаться в получении экземпляра трудового договора в соответствующей графе Журнала регистрации трудовых договоров. Это совершенно не обязательно, законом не регламентировано и отсутствие подписи в журнале (в отличие от подлинника трудового договора) нарушением не является.

Сомнительная экономия

На практике довольно часто трудовой договор оформляется в одном экземпляре, который хранится у работодателя. На руки работнику, в лучшем случае, выдается заверенная копия или просто (без заверения) ксерокопия трудового договора.

Напоминаем, что ксерокопия документом не является, а подобные «нововведения» в целях экономии времени и/или сокрытия от работника непосредственной информации об его работе в данной организации, являются явным нарушением закона, в частности, уже упоминавшейся статьи 67 Трудового кодекса. 

Не надо рассчитывать, что это как-то «сойдет с рук». Дело до суда, может, и не дойдет, но ближайшая проверка выявит это нарушение, обязательно накажет и еще заставит в течение месяца исполнить нарушенную норму закона. Так что «экономия времени и бумаги» на текущем этапе может дать обратные результаты в дальнейшем.

Важно! Письменная форма заключения трудового договора, оформление его в двух экземплярах с последующей выдачей одного экземпляра на руки работнику является обязательной, как по основной работе, так и по совместительству. 

Где и как хранить трудовой договор

Тот экземпляр трудового договора, который остается у работодателя, обычно подшивается в личное дело (для госслужащих), которое хранится в соответствии с ст.

656 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, с указанием сроков хранения 75 лет с последующей сдачей в архив.

Если личные дела работников не ведутся, то трудовые договоры работников формируются в отдельное дело.

В настоящее время в сообществе делопроизводителей и архивистов обсуждается целесообразность сокращения срока хранения кадровых документов до 50 лет. Но даже при таком подходе срок хранения трудовых договоров остается весьма значительным, т.

к эти документы служат доказательной базой при возникновении проблем не только в период работы у конкретного работодателя или непосредственно после увольнения, но в период начисления пенсии по старости, при неправильном заполнении, утрате трудовой книжки. 

При помощи трудовых договоров подтверждают периоды работы, наличие вредных и(или) опасных условий труда и многие другие факторы, влияющие на размер пенсии, которая для всех для нас, как зима для коммунальных служб, наступит совершенно неожиданно, но неотвратимо. 

И.В. Мурнина

консультант по вопросам
делопроизводства, автор и ведущий семинаров

Источник: http://naar.ru/articles/Trudovye-dogovory-objazatelno-registrirovat/

Трудовой договор: cроки его заключения и действия, правила хранения

Где должны храниться трудовые договора работников

С каждым работником, принимаемым на вакантную должность, обязательно заключение трудового договора, который будет регулировать отношения между сторонами. В нем указываются такие данные как:

  • сведения об организации и работнике;
  • занимаемая должность;
  • место и характер работы;
  • режим рабочего времени и отдыха;
  • права и обязанности сторон;
  • размер заработной платы,
  • период трудовых отношений и другие положения, предусмотренные законодательством РФ.

На территории России трудовые отношения регулируются нормами Трудового кодекса Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. №197-ФЗ. Законодательством установлено, что договор заключается в письменной форме в двух экземплярах для каждой из сторон по одному. В отделе кадров на каждого работника формируется личное дело, куда и подшивается подписанный документ о приеме на работу.

Данная статья рассказывает о типовых способах решения вопроса, но каждый случай уникальный. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:

  • Москва: +7 (499) 110-33-98.
  • Санкт-Петербург: +7 (812) 407-22-74.

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

Трудовые договоры могут заключаться на неопределенный срок (бессрочные) и определенный срок (срочные).

Трудовые договора где хранить

Где должны храниться трудовые договора работников

Личные дела, трудовые договоры и прочее документы необходимо архивировать. Для этого создаются отдельные папки, куда подшиваются дела.

Если сотрудников на предприятие много и текучка кадров большая, то на каждый год создается отдельная папка, в которой все документы подшиты в алфавитном порядке фамилий уволенных.

Если же сотрудников немного, то создается одна такая папка на несколько лет, в которой года отделены друг от друга – листом-разделителем. В любом случае папка должна содержать в себе опись, год, трудовые договоры.

Также существует два подхода к датировкам: согласно законодательству РФ отдел кадров может самостоятельно принимать решения относительно даты подшивки дел — в год приема или в год увольнения работника. Считается хорошим тоном вести архивные папки с указанием года увольнения сотрудника.

По текущему законодательству Российской Федерации минимальное количество экземпляров трудового договора на одного сотрудника – 2. Оба должны быть зарегистрированы, потом один из них остается в отделе кадров или соответствующем департаменте, второй — отдается на руки работнику и хранится у него.

Работник, перед тем как получить свой экземпляр, должен написать на нем вручную – «Один экземпляр трудового договора от 00.00.0000 № 00 получен». Под надписью поставить подпись и фамилию с инициалами.

Также работник после получения должен быть завизирован в журнале «Регистрация трудовых договоров», если такой имеется на предприятии (такой журнал не является обязательным согласно законодательству РФ).

Где должен храниться экземпляр трудового договора который остается у работодателя

Законодательство не устанавливает определенный порядок хранения трудовых договоров, однако на практике, чаще всего трудовые договоры хранят в личном деле сотрудника. При этом, в отделе кадров храните личные дела только работающих сотрудников. Дела уволившихся сотрудников передайте на хранение в архив.

В отделе кадров храните личные дела только работающих сотрудников. Дела уволившихся сотрудников передайте на хранение в архив.

Документы личного дела подшейте на четыре прокола в твердую обложку из картона (скоросшиватель) или переплетите таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции.

Перед тем как подшить (переплести), удалите скрепки со всех документов. Такой порядок следует из пункта 3.6.4 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

Трудовые договоры: обязательно регистрировать

Тот экземпляр трудового договора, который остается у работодателя, обычно подшивается в личное дело (для госслужащих), которое хранится в соответствии с ст.

656 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, с указанием сроков хранения 75 лет с последующей сдачей в архив.

Если личные дела работников не ведутся, то трудовые договоры работников формируются в отдельное дело.

Читать еще –>  Доверенность риэлтору на регистрацию квартиры

Все вопросы о нарушении закона в этом случае, суд направит работодателю, а не работнику, потому что работник сам себе трудовой договор не оформляет – это обязанность работодателя. И потом это просто невозможно для работника. Вот и придется работодателю доказывать свою законнопослушность всеми доступными способами, в т.ч. и при помощи регистрации трудовых договоров.

Всё о сроке хранения трудовых договоров

Многие современные компании предпочитают держать такие важные документы в электронном виде. Руководство организации обязано принимать все меры для того, чтобы данные не были утрачены, искажены или попали в общий доступ. Помимо этого, существует порядок, согласно которому все электронные данные должны время от времени перезаписываться на более новые носители информации.

Главное, на что необходимо обратить внимание, – это дата документа. Во-первых, она обязательно должна быть указана. Во-вторых, не позднее 3 дней после оформления соглашения новый сотрудник обязан ознакомиться с распоряжением руководителя. Специалисты по делопроизводству советуют издавать приказ в день заключения контракта, чтобы не было просрочек.

Как правильно вести учет договоров и дополнительных соглашений

Даже если в вашей организации в архив организации передаются на хранение документы, имеющие сроки хранения до 10 лет (такое может быть, особенно в коммерческой организации, где создаются большие объемы договорной и первичной учетной бухгалтерской документации), в архив такие документы передаются по номенклатуре дел в том виде, в каком они сформировались в делопроизводстве.

Если вы ведете учет договоров вручную, то единственный способ учета – это ведение двух регистрационно-учетных форм (двух журналов или двух картотек): одну – для учета (регистрации) договоров, другую – для дополнительных соглашений к договорам.

В журнале учета дополнительных соглашений должна быть графа «№ и дата договора», чтобы можно было через регистрационно-учетную форму привязать дополнительное соглашение к договору.

Гораздо удобнее вести учет (регистрацию) договоров и дополнительных соглашений к ним в автоматизированном режиме.

Читать еще –>  Какие нужны документы для написания завещания на квартиру

Как вести журнал учёта трудовых договоров и дополнительных соглашений

Информацию о каждом договоре вносите в отдельную строку. Пропуски между строчками не допускаются. Корректировать ошибки можно любым способом, предусмотренным для первичной документации. Ошибочную запись зачеркните одной линией и впишите исправленные данные над ней. Рядом поставьте подпись ответственного лица и дату внесения изменения.

Журнал регистрации — необязательный документ. Его заполняют, чтобы легче было вести учёт документации. В книгу записывают порядковый номер договора, дату заключения, ФИО сотрудника. Регистрация фиксирует факт создания документа и оформляется согласно ГОСТ Р51141–98. Случаи, когда пригодится журнал:

Хранение трудовых договоров сотрудников

В ежегодных планах проведения плановых проверок юридических лиц (их филиалов, представительств, обособленных структурных подразделений) указываются сведения о наименовании юридических лиц (их филиалов, представительств, обособленных структурных подразделений), места нахождения юридических лиц (их филиалов, представительств, обособленных структурных подразделений) (п. 4ст. 9 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»; далее — Закон № 294-ФЗ).

Форма 2. Децентрализованное делопроизводство. При такой форме ведение кадрового делопроизводства распределяют между головной организацией и обособленными структурными объединениями, которые имеют относительно одинаковый набор функций по кадровому документообороту.

При этом кадровая служба головной организации может оформлять кадровые документы на всех сотрудников организации, включая и работников обособленных подразделений, а в филиале или представительстве хранятся и оформляются документы только сотрудников этих подразделений.

Личная карточка работника

В разделе «Прием на работу, переводы на другую работу» должны содержаться ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работников. Эти сведения необходимо заносить максимально корректно, так как они служат основанием для подтверждения трудового стажа сотрудника. В конце каждого раздела этой записи (в графе 6) должна стоять подпись сотрудника.

В разделе «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации. Здесь нужно указать вид отпуска, за какой период он предоставляется, дату его начала и окончания, количество дней, основание — номер приказа и его дату.

Журнал регистрации трудовых договоров

Любая проверка контролирующих органов может испросить этот журнал для проверки: ведь многие руководители фирм могут и не оформлять трудовые соглашения со своими сотрудниками. Наличие соответствия с числом сотрудников и заключенных соглашений значительно снижает штрафные санкции в отношении руководителей предприятий по условиям предоставления рабочего места.

Трудовые законодательные акты не регламентируют ведение журнала регистрации, но это большое подспорье для любой малой или большой организации: всегда можно отследить дату заключения договора или его окончание, какие дополнительные соглашения были заключены с работником предприятия.

Источник: https://firstjurist.ru/zhaloby-i-obrashheniya/trudovye-dogovora-gde-hranit

Про закон
Добавить комментарий